Kategoria: Hankinta

“SC Softare on tuotteistanut hankinta-,  sopimus- ja toimittajahallinnan prosessien tueksi SC Sourcing Suiten, jonka asiakkaita ovat muun muassa Espoon kaupunki ja Vapo”. 

Ite wiki on julkaissut asiantuntijahaastattelun (3.12.2019), jossa kehityspäällikkömme Tuomo Peltola kertoo toimittajien elintärkeästä roolista osana hankintaketjua:

Lue koko artikkeli ite wikin blogista!

Tutustu SC Sourcing Suiteen

Tiina Vestman
Vice President, Sales

---

“Olisiko jo aika tunnistaa julkisten hankintojen potentiaali strategisena työkaluna? Jos jokaisessa kaikkien Suomen hankintayksiköiden puolen miljoonan euron arvoisessa hankintasopimuksessa olisi pitkäaikaistyöttömän tai vaikeasti työllistettävän henkilön työllistämistä koskeva ehto, olisi teoriassa mahdollisuus saada aikaan 70 000 määräaikaista työ- tai vaikkapa oppisopimusta. Aika lähellä viime päivinä hallitusneuvotteluissa keskusteltua tavoitetta, eikö?” Kysyy Katariina Huikko blogikirjoituksessaan.

Hankinnan vaikuttavuuden kasvattaminen yhden organisaation sisällä on ollut meillä itsestään selvä tavoite jo pitkään, mutta Katariinan blogikirjoitusta lukiessa tajusin, että julkisissa hankinnoissa on avaimet myös laajempaan vaikuttamiseen.

Hankinta on organisaation strateginen prosessi

Hankintatoimen vaikuttavuutta edistää eniten se, että hankinta määritellään yhdeksi organisaation strategisista prosesseista. Myös julkishallinnossa ollaan heräämässä tähän ja hankinta on nousemassa strategisten prosessien joukkoon, missä Espoon kaupunki on edelläkävijä.

Olemme viimeiset vuodet seuranneet markkinaa ja kuunnelleet seminaaripuheenvuoroja hankinnan strategisesta merkityksestä. Olemme tehneet töitä digitalisoimalla isojen organisaatioiden hankinta-, toimittajanhallinta- ja sopimushallintaprosesseja. Olemme vierailleet mm. useiden korkeakoulujen hankintakoulutuksissa puhumassa asian puolesta. Nyt viimein alkaa tuntumaan siltä, että aihe on siirtymässä seminaaripuheenvuoroista käytännöksi.

Hankintaosaamista voidaan edistää digitaalisilla ratkaisuilla

Myös hallitusohjelmaan on kirjattu vaatimus hankintaosaamisen kehittämisestä. Hankintaosaamista ja strategisen hankinnan prosesseja voidaan jalkauttaa toimivilla digitaalisilla työvälineillä. Tästä puhuimme tällä viikolla Espoon kaupungin hankintatoimen kanssa. Hankintaprosessin kehittäminen ja jalkauttaminen digitaalisin työvälinein on helpottanut heillä merkittävästi uusien aloittavien hankinta-asiantuntijoiden oppimista ja työskentelyedellytyksiä. Perehtymis- ja haltuunottovaiheen pituus on lyhentynyt kuukausista viikkoihin.

Vaikuttavuuden arviointiin tarvitaan digitaalisia ratkaisuja

Hallitusohjelman tavoitteena on osallistava ja osaava Suomi – sosiaalisesti, taloudellisesti ja ekologisesti kestävä yhteiskunta. Julkiset hankinnat pitää ehdottomasti nähdä yhtenä strategisena työkaluna myös hallituksen tavoitteiden, kuten työllisyystavoitteiden saavuttamisessa.

Hankintatoimi tarvitsee työvälineet, joilla pystytään tehokkaasti johtamaan, jalkauttamaan ja mittaroimaan hankintasalkkua vaikuttavuuteen liittyvien kriteerien osalta. Yksittäinen hankita pitää arvioida näiden vaikuttavuuskriteerien osalta jo hankinnan suunnitteluvaiheessa, jolloin haluttuja strategisia tavoitteita voidaan edistää tehokkaammin. Vaikuttavuutta on pakko mitata jokaisen hankinnan tasolla, jos karkean näppituntuman sijaan halutaan saada aitoa dataa hankintojen vaikuttavuudesta.

Kuva: SC Sourcing Suite, vaikuttavuusarviointi

Vaikuttavuuden arviointi on elinkaariprosessi

Hankintavaiheen aikaisen vaikuttavuusarvioinnin ja tavoitteiden asettamisen lisäksi vaikuttavuutta pitää pystyä arvioimaan ja seuramaan myös sopimuskaudella. Hankintojen vaikuttavuus on nousemassa esim. kuntasektorilla kaupunginjohdon kiinnostuksen kohteeksi. Tietoja kysytään usein ja monesti tieto tarvitaan heti.

Tavoitteiden toteutumisen seuranta ja vaikuttavuuksista raportointi on mahdollista, kun dataa kerätään rullaavasti hankintavaiheesta aina sopimuskauden loppuun saakka. Strategiset tavoitteet ja mittarit on pystyttävä määrittelemään digitaalisesti, jolloin ne ohjaavat koko hankintasalkkua. Digitaalisella ratkaisulla voidaan varmistaa, että tiedot ovat käytettävissä ja näin saadaan milloin tahansa ulos reaaliaikainen tilannekuva hankintojen vaikuttavuuksista. Vaikuttavuuden tilannekuvaa voidaan myös rajata ja tarkastella esim. tietyn toimialan, hankintatyypin tai aikajänteen näkökulmasta.

Tämä kaikki mahdollistaa myös hankinnan vaikuttavuuden vuosittaisen tarkastelun. Samalla tulevien kausien suunnittelua voidaan peilata edellisten vuosien tavoitteisiin ja toteumiin.

Kuva: SC Sourcing Suite, vaikuttavuusseuranta

Tutustu SC Sourcing Suiteen

Jari Kauppi

Senior Consultant

---

Millainen on hyvä sopimus? Hyvä kysymys! Palataan siihen vasta jutun lopussa tarkemmin.

Sopimuksia on erilaisia. On vuokrasopimuksia, työsopimuksia, hankintasopimuksia, jne. Nyt käsittelemme kuitenkin vain hankintasopimuksia. Perusperiaate on kuitenkin, että sopimus on vähintään kahdenvälinen, joissain tapauksissa sopijapuolia on paljon enemmänkin. Perusperiaatteet ovat kuitenkin samat kaikissa sopimuksissa.

Suurin osa ihmisistä on varmasti lukenut sarjakuvia ja nähnyt, että niissäkin on joskus käsitelty sopimusasioista. Muistan aina jutun, jossa Roope Ankan periviholliset, Karhukoplan konnat, huijasivat Roopelta allekirjoituksen paperiin, josta oli varsinainen sopimusteksti piilotettu paperia taittamalla. Roope menetti paperin allekirjoitettuaan hetkeksi valtavan omaisuutensa. Valitettavasti tämä toteutuu toisinaan myös ihan tosielämässäkin, ainakin periaatetasolla. Sarjakuvissa sopimus on monesti huijaamisen synonyymi, mistä lieneekään moinen ajatus saanut esimerkkiä…

Millainen on hyvä ja toimiva hankintasopimus? Ei ainakaan edellä kuvatun kaltainen. Huonon sopimuksen luonnetta ja taustoja on helppo kuvata. Huono sopimus on yksipuolinen ja tuottaa hyvää ainoastaan toiselle sopijapuolelle, se on siis alistava. Tällaisissa sopimuksissa on usein varmuuden vuoksi mukana kaikki mahdolliset ehdot ja asiat maan ja taivaan väliltä. Sellaisetkin, jotka eivät edes koske sopijapuolten välisen sopimisen asioita. IT-sopimuksissa tällaisista esimerkkinä ehdot, jotka koskevat kaikkea mahdollista, työasematuesta konesalipalveluihin ja pilvipalveluihin. Siitäkin huolimatta, että sopimuksella ei toimiteta puoliakaan siitä, mistä ehtoja on mukana. Näin jää mahdollisuus tehdä tulkintoja tilanteissa, joita ei ole huomioitu ja niissä tilanteissa sama osapuoli on aina se häviäjä. Useimmiten kyse on tosin laiskuudesta (kiire tekosyynä) kuin tarkoitushakuisesta toiminnasta.

Tiukan ja mustavalkoisen tulkinnan mukaan toimittava osapuoli voi joutua vastuuseen asioista, joita se ei edes toimita vastaanottavalle osapuolelle. Usein koko maailman kattavat sopimusehdot ovat mukana, koska jompikumpi sopijapuoli pääsee itse tällä tavoin vähällä. Varmuuden vuoksi sisällytetään kaikki kun ei haluta tai ei ole aikaa yksilöidä oikeita tapauskohtaisia sopimusehtoja. Tätä hyödynnetään myös tosi tehokkaasti julkisissa kilpailutuksissa, joissa saatetaan tarjouspyynnön mukaan laittaa varmuuden vuoksi kaikki mahdolliset ehdot. Näin toimitaan riippumatta siitä, ovatko ehdot mitenkään relevantteja kyseisessä kilpailutuksessa. Todellisuudessa niistä on enemmän haittaa kuin hyötyä. Pitää muistaa, että jokaisella sopimusehdolla on hinta. Aivan, jokainen ehto on lopulta kustannuskomponentti, ihan konkreettinen rahallinen arvotekijä.

Moni sopimusehto muodostaa sopimusosapuolelle riskin, jolle annetaan perustellustikin hinta. Helposti ymmärrettävä esimerkki on SLA-vaatimus, sellaisen ylimitoittamisella saa hyvin nopeasti kustannustason kauaksi tavoitellusta. Joissain lakimiestyön taidonnäytteissä olen nähnyt uskomattomiakin kiertoilmaisuja, joiden kautta kaikki asiakasosapuolen vastuiden ja velvollisuuksien laiminlyönnit voidaan katsoa toimittavan osapuolen syyksi ja korvausvelvollisuuden piiriin. Aivan, toimittava osapuoli tulee korvausvelvolliseksi, jos asiakas laiminlyö omia velvollisuuksiaan. Perusteena yleisesti se, että valveutuneen toimittajan velvollisuus on seurata asiakkaan velvollisuuksien täyttymistä, omiensa lisäksi.

Kuten aina, tästäkin asiasta voisi paasata pitkäänkin. Nyt on kuitenkin pakko vetää yhteen ja hakea edes osittaista vastausta jutun alussa esitettyyn kysymykseen: Millainen on hyvä sopimus?

Minusta hyvä sopimus on kannattava molemmille sopijapuolille. Hyvä sopimus ei perustu toisen osapuolen kyykyttämiseen, yksipuoliseen sanelupolitiikkaan tai suoranaiseen pelotteluun. Hyvässä sopimuksessa molemmilla sopijapuolilla on oikeuksia, mutta myös velvollisuuksia ja vastuita. Hyvä sopimus on konkreettinen ja helppolukuinen – sopimuksen sisällön ymmärtävät erityisesti kaikki muut kuin juristit. En dissaa juristeja tällä, heillä riittää kyllä työsarkaa juridiikan kanssa ja se onkin heidän alueensa jatkossakin. Pointtini on se, että varsinainen sopimuksen substanssisisältö tulisi olla periaatteessa kenen tahansa ymmärrettävissä. Periaate, että “muutkin kuin sopimusta vuoden neuvotelleet ymmärtävät”, toimii tässä ohjenuorana.

Hyvän sopimuksen ominaisuuksia on paljon muitakin. Oleellista on se, että sopimuksen sisältö on ymmärrettävä ja itse sopimus on myös johdettavissa, kuten mikä tahansa tekeminen. Hyvä sopimus on aina myös kompromissi. Kompromissi, josta on kuitenkin molemmille sopijapuolille hyötyä. Kannattava liiketoiminta on yhteistyön perusedellytys, aina. Sopimusten tulee olla lähtökohta sille.

Tutustu SC Sourcing Suiteen

Julkiset hankinnat herättävät intohimoja, jokaisella on oletettavasti mielipiteitä ja näkemyksiä niistä. Yleensä julkisista hankinnoista uutisoidaan, kun jotain on mennyt pieleen. Niissä täytyy siis olla jotain kiintoisaa!

Alkuun lukijalle yleishuomio tekstistä koskien termiä “hankintayksikkö”. Termillä tarkoitetaan julkisten hankintojen yhteydessä kilpailuttavaa organisaatiota/yhteisöä, ei organisaation sisällä olevaa hankintaosastoa tai vastaavaa organisaation osaa.

Julkisiin hankintoihin liittyy valtava määrä kaupunkilegendan kaltaisia väittämiä. Yleisimmät niistä liittyvät hintaan tai lopputuloksen valitsemiseen arpomalla.

Alla joitain esimerkkiväittämiä:

• Aina pakko ottaa se halvin!
• Ainoastaan hinnalla on merkitystä!
• Et voi käytännössä vaikuttaa lopputulokseen!
• Et voi kilpailuttaa sitä mitä oikeasti tarvitset!

Tuossa vain pintaraapaisu legendoista. Julkiset hankinnat ovat väärin ymmärrettyjä monessa mielessä, mutta on kritiikillekin sijaa. Mikä ero julkisella hankinnalla ja “yksityisellä” hankinnalla lopulta on?

Julkisista hankinnoista on olemassa EU-säädöksiin pohjautuva hankintalaki, jonka raameissa hankinnat tulee tehdä. Yksityisellä puolella käytännön mekanismit, kuten markkinakartoitus ja kilpailuttaminen, ovat ihan samoja. Yksityissektorin hankintoja ei samaan tapaan lailla suoranaisesti säädellä, toki mm. hyvien kauppatapojen mukainen toiminta olisi tietysti suotavaa niissäkin.

Yksi suurimmista ongelmista julkisissa hankinnoissa liittyy ikuisuusongelmaan, jonka nimi on kiire. Kiire on tunnetusti kaiken järjellisen tekemisen pahin vihollinen. Kiireestä johtuen tarpeen määrittelyn laatu kärsii, hankintamenettelynä käytetään usein nopeinta mahdollista ja tarjoajien kanssa kommunikointi pidetään mahdollisimman minimaalisena. Näin varmistetaan, että hankinta tulee tehdyksi ilman kattavaa tietoa markkintatarjoomasta ja asiaan liittyvästä muusta tiedosta. Hankintayksikön kannalta ei ole tässä tapauksessa positiivinen asia, että hankinnasta tulee “meidän näköinen”.

Edellä kuvattu toimintatapa johtaa väistämättä tilanteeseen, jossa kilpailutusvaiheen tarve- ja vaatimusmäärittelyt eivät ole optimaaliset eikä markkinoilta löytyvällä tarjonnalla voi välttämättä täyttää niitä järkevällä tavalla. Yksinkertaisesta tarpeesta voi tulla tarpeettoman monimutkainen toteutus. Monimutkainen on harvemmin kokonaistaloudellisesti järkevin ratkaisu. Muutenkin, edellä kuvatussa skenaariossa kytee kylmän sodan ainekset. Toimituksesta voi tulla jäätävä suoritus, kun osapuolilla on eri vaatimusten toteuttamistavoista pahasti eriävät näkymykset. Mikä parasta (tai pahinta), kumpikaan osapuoli ei ole edes väärässä.

Hankintaprosessin alussa tehdyt mutkien oikaisut ja kiireet pilaavat koko lopputuloksen, mukaan lukien hankinnan kohteen toteutuksen. Hankintayksikkö ei saa alun perin tarkoittamaansa tai ajattelemaansa lopputulosta. Ajatus oli kyllä oikea, mutta sitä ei saatu kuvattua määrittelyksi saakka ja siitä alkoi alamäki. Ja kun se huomataan, ollaan prosessissa jo liian pitkällä. Harva uskaltaa painaa jarrua tässä vaiheessa. Sitten voikin todeta pelonsekaisin tuntein “antaa mennä, kun on alamäki taas”.

Toinen lopputuloksiin vaikuttava oleellinen asia on hankintalain soveltamisen puuttuminen. Hankintalaki on raami, jonka puitteissa hankintayksikkö voi toimia. Laki on melko yksinkertainen, sen asettamat konkreettisimmat raamit ovat hankintojen euromääräiset kynnysarvot sekä tietyt määräajat. Loppu onkin sitten lain soveltajan hyödynnettävissä.

Hankintalakiin nihilistisesti suhtautuminen johtaa helposti siihen, että koko hankintaprosessissa suurin osa ajasta ja energiasta kuluu muuhun kuin hankinnan kohteen miettimiseen. Varmistellaan, ettei tarjouspyynnön tekstin muotoilussa tai sisällössä ole mitään sellaista, josta voisi edes teoriassa antaa syitä vetää kilpailutus Markkinaoikeuteen. Moni täydellisesti oppikirjan mukaan läpi viety hankintaprosessi ei ole johtanut toivottuun lopputulokseen edellä kuvatuista syistä. Lakia tulee noudattaa, mutta olisi suotavaa yrittää soveltaa sen suomia uusiakin mahdollisuuksia, esim. innovaatiokumppanuus. Hankintoja myös suositellaan viemään läpi pienempinä kokonaisuuksina, ei ole pakko kilpailuttaa vuosien toteutusprojektia vaativaa kokonaisuutta.

Kaiken kaikkiaan jokainen hankinta tulisi tarkastella tapauskohtaisesti. Monesti kilpailutetaan muutaman vuoden välein saman kaltaisia asioita samalla kaavalla kuin aiemminkin. On syytä kuitenkin muistaa, että maailma ja tarjooma markkinoilla on kovasti muuttunut edellisestä kerrasta. Neljä vuotta sitten toiminut kilpailutusmenetelmä ja -sisältö ei välttämättä vastaa tätä päivää enää ollenkaan.

Hankintalaki pitäisi uskaltaa nähdä työkalupakkina, josta hankinnan suunnittelun alkumetreillä valitaan parhaiten soveltuvat välineet työn suorittamiseksi. Mitä hämärämpi kilpailutuksen kohde on hankintayksikölle, sitä enemmän markkinoilta tulisi etsiä ja pyytää tietoa. Aikaa on myös syytä varata reippaasti. Ja se kommunikaatio, hankintalaki ei kiellä keskustelemasta avoimesti hankintojen kohteista markkinoilla olevien tarjoajien kanssa tiettyyn prosessin pisteeseen saakka.

Yksi selittävä tekijä intoon nojautua hankintalakiin ja toteuttaa sitä “varman päälle” on varmastikin pelko joutua Markkinaoikeuteen. Tilastojen valossa ei ole ihme. Kurkataan Markkinaoikeuteen tehtyjä julkisia hankintoja koskevia oikaisupyyntöjä eli valituksia (Lähde: Markkinaoikeuden vuositilastot)

• Vuosi 2016, 426 kpl
• Vuosi 2015, 524 kpl
• Vuosi 2014, 590 kpl

Yleensä muiden EU-maiden yhteenlaskettu valitusmäärä ei ylitä Suomen lukuja. Suomessa valitusherkkyys on ihan omaa luokkaansa. Tämä on varmasti osasyynä siihen, ettei lakia yritetäkään tulkita kovin innovatiivisesti. Hankintalain yksi tunnettu pilkkanimitys onkin “kiusantekolaki”, mistähän moinen nimi lieneekään tullut…

Itsekin julkisten hankintojen kanssa töitä tehneenä tunnustan, ettei kilpailuttaminen ihan yksinkertainen asia ole. Mutta kuten kaikessa tekemisessä, korostuu tässäkin organisaation sisäinen tiivis yhteistyö. Ilman sitä ei hankinnoissa voi onnistua. Eikä koskaan voi korostaa liikaa kommunikointia yhteistyökumppanien ja markkinoiden suuntaan. Osaamisesta on tottakai myös kyse. Toivottavasti julkiset hankintayksiköt jatkavat panostusta hankintaosaamiseen, vaikka säästöpaineita kaikilla onkin. Hankintojen maailma on muuttunut pysyvästi monimutkaisemmaksi, osaamiseen tulee panostaa koko ajan enemmän ja enemmän jos aikoo pysyä mukana vauhdissa.

Luin aiemmin viikolla Länsiväylä-lehdestä (n:o 71) jutun Espoo kestävien ja innovatiivisten hankintojen edelläkävijäksi, kirjoittajina Espoon kaupunginhallituksen 1. varapuheenjohtaja Tiina Elo sekä ympäristölautakunnan puheenjohtaja Kaarina Saramäki. Suosittelen lukemaan jutun, monia hyviä uutta ajattelua edustavaa asiaa on jutussa nostettu esiin.

Ei sitten muuta kuin rohkeasti pää pystyyn ja kohti uusia hankintoja! Let’s be careful out there!

Tutustu SC Sourcing Suiteen