Jari Kauppi
Senior Consultant
Nykyään toimialasta riippumatta liiketoiminta on riippuvainen ulkopuolisista toimijoista. Näitä kutsutaan usein puhekielessä toimittajiksi. Enää ei ole juurikaan yrityksiä, joiden oma bisnes ei olisi riippuvainen toimittajista ja niiden tarjoamista palveluista & tuotteista.
Hankintatoimen edustajien kanssa keskustellessa tulee usein puhetta yrityisen toimittajamääristä, mitä isompi yritys, sitä suurempi luku on yleensä. Tieto on sinänsä kiinnostava mutta vielä kiinnostavampaa olisi tietää, paljonko yrityksellä on yhteistyökumppaneita ja moniko niistä on aidosti strateginen yhteistyökumppani. Herää kysymys, mitä eroa on toimittajalla ja yhteistyökumppanilla?
Toimittaja liittyy hyvin vahvasti perinteiseen (ja vanhanaikaiseen) Asiakas-Toimittaja -asetelmaan. Tässä kuviossa toimittaja toimittaa tavaraa tai palvelua tietämättä, mihin asiakasyritys sitä käyttää omassa liiketoiminnassaann tai yleisemmin, mikä näiden toimitettavien asioiden merkitys ylipäätään on. Saattaa tuntua merkityksemättömältä asialta, mitä se toimittajalle kuuluu mihin käytämme heidän palveluita ja tuotteita? Liikesalaisuuksiin voi myös vedota, jos toimittaja alkaa asiasta utelemaan. “Huolehtikaa vain omista asioistanne, meistä kyllä kuuluu jos asiat eivät toimi!” Tarkoituksella kärjistin, mutta taitaa monesti olla niin vielä nykyäänkin, että keskustelua syntyy ainoastaan silloin, kun asiat ovat menneet jollain tapaa pieleen. Toki reklamaatiokin on tärkeä kommunikoinnin väline, mutta se ei saa olla ainoa.
“Keskustelua syntyy ainoastaan silloin, kun asiat ovat menneet jollain tapaa pieleen.”
Toimittajille on syytä kommunikoida avoimesti tuotettavien palveluiden merkitys asiakkaan omassa liiketoiminnassa. “On sanomattakin selvää” toimii käytännössä aika huonosti, kun sitä kuuluisaa kristallipalloakaan ei kukaan ole vielä saanut toimimaan. Joka tapauksessa pienenkään mittakaavan kuvioissa ei ole mitään syytä olla olematta avoin puolin ja toisin. Kommunikointi ei ketään vahingoita.
Erityisesti isommissa palvelukokonaisuuksissa ja niihin liittyvissä toimittajasuhteissa on syytä puhua yhteistyökumppanista toimittajan sijaan. Hyvänä esimerkkinä ulkoistukset, joissa on avainasemassa palveluiden johtaminen. Se, mitä ennen tuotettiin itse, ulkoistetaan kumppanille. Näin ollen oman toiminnan ja tekemisen sisältö muuttuu radikaalisti – siirrytään ulkoistuspalvelun johtamiseen itse tekemisen sijasta. Tässä tulevat kuvaan mukaan myös omien ja kumppanin prosessien yhteen liittäminen, ilman sitä koko touhu on tuomittu epäonnistumaan ennen kuin se on alkanutkaan.
Epäonnistumisen taustalla on monesti se, että ulkoistuksesta sovittaessa fokus on liiaksi kaupallisessa transaktiossa, eivätkä käytännön toiminnan muutokset ja muutosjohtamisen tarpeet saa riittävästi huomiota. Yhtä kaikki, Asiakas-Toimittaja -asetelma ei tällaisessa tapauksessa ole vaihtoehto. Ei, vaikka joitain esimerkkejä tällaisesta on vastaan tullutkin elämän ohdakkeisilla poluilla.
“Epäonnistumisen taustalla on monesti se, että ulkoistuksesta sovittaessa fokus on liiaksi kaupallisessa transaktiossa, eivätkä käytännön toiminnan muutokset ja muutosjohtamisen tarpeet saa riittävästi huomiota”
Mitä yhteistyökumppani ja kumppanuus sitten tarkoittaa? Asia on lopulta varsin yksinkertainen. Se tarkoittaa mm. avointa ja jatkuvaa kommunikaatiota, yhteisiä tavoitteita ja mittareita, toiminnan jatkuvaa seurantaa molempien näkökulmasta, sekä riskien ja toisaalta onnistumisten jakamista. Toimiva yhteistyö lähtee liikkeelle liiketoiminnan tavoitteista ja niiden mittareista: palveluiden tuottaminen onnistuu huomattavasti todennäköisemmin jos niiden merkitys on kaikille selvä. Tältä pohjalta on huomattavasti helpompi vastata asiakasyrityksen oikeisiin tarpeisiin, kun ei tarvitse arvuutella asioiden merkitystä.
Liian usein jonkin asian tärkeydestä indikoi ainoastaan SLA-liitteessä oleva palvelukohtainen prosenttiluku ja siinä olevien pilkun jälkeisten ysien määrä (yleinen esimerkki IT-maailmasta). SLA on hyvä esimerkki myös menneisyyden mittaamiseen keskittymisestä. Toimivassa ja kehittyvässä yhteistyössä on vähintään yhtä tärkeää tarkastella myös tulevaa, molempien osapuolten kannalta.
Yhteistyön pohjalla on käytännössä aina sopimus. Sopimuksiin täytyy palata vielä erikseen myöhemmin, mutta raapaistaan nyt pintaa. Toimiva yhteistyösopimus on sellainen, että se on aidosti molemmille sopimusosapuolille houkutteleva ja kannattava. Riittävästi kannustimia ja motivaattoreita, selkeät molempien osapuolten vastuut, jaetut riskit ja toisaalta asioiden onnistuessa yli perusodotusten myös palkitseva. Liian usein sopimukset on tehty olettamuksesta, että kaikki menee kuitenkin pieleen, ja sisältö on sitten sen mukainen. Mutta tällä kerralla ei sopimuksista enempää, niihin palataan myöhemmin.
“Toimiva yhteistyö lähtee liikkeelle liiketoiminnan tavoitteista ja niiden mittareista.”
Aitoon kumppanuuteen liittyy keskeisesti kumppaniverkoston hallinta ja johtaminen, josta käytän laiskuuttani lyhyempää vakiintunutta termiä “toimittajahallinta”. Verkostoa tulee seurata, johtaa, kuunnella ja tarvittaessa reagoida nopeastikin muuttuviin olosuhteisiin. Fiilismittarien lisäksi tarvitaan taloustietoa ja muuta keskeistä informaatiota, jonka perusteella voidaan seurata kumppaniyritysten hyvinvointia ja peilata oman liiketoiminnan tavoitteisiin ja riskeihin.
Aito toimittajahallinta on paljon muuta kuin kymmenien tuhansien toimittajien rekisterit, josta voi etsiä kulloinkin sopivaa toimittajaa täyttämään hankintatarpeita. Kuten monesti aiemminkin olen todennut, hankinta on tässäkin asiassa tiedolla johtamista. Markkinoilla on myös paljon valmista dataa, jota voi hankkia palveluna täydentämään oman organisaation tuottamaa tietoa. Ei kannata keksiä pyörää uudelleen. Tietoa on, mutta kyse on siitä, mikä kaikesta tiedosta on itselle oikeasti merkityksellistä ja kertooko se oikeita asioita.
Mikä on tilanne yrityksessänne, onko teillä toimittajia vai yhteistyökumppaneita?
