Jari Kauppi
Senior Consultant
Digitalisaatio puhuttaa myös hankintatoimen parissa työskenteleviä. Digitalisaatio on kaikkialla ja kaikkien huulilla, mutta itse palaan mieluusti ajoittain perusasioiden äärelle miettimään perustavaa laatua olevia kysymyksiä. Hankintatoimi on kehittynyt ja kehittyy kiihtyvällä tahdilla, silti törmään jatkuvasti ihan perustavaa laatua oleviin asioihin, joista on yllättävän monta erilaista näkemystä. Digitalisaatio tuntuu kovin kaukaiselta niinä hetkinä.
Mikä ja mitä on hankinta? Suomen kieli pelkästään aiheuttaa jo päänsärkyä tässä. Hankinta voi tarkoittaa organisaatioyksikköä tai prosessia. Hankinta voi tarkoittaa myös suoritetta, jonka lopputuloksena on vastaanotettu jokin palvelu, tavara tai muu toimenpide ja sitä vastaan on tehty maksusuoritus. Menee filosofian puolelle. Joskus liiketoimintajohdon mielestä hankinta voi olla sopimustehdas, tukiyksikkö, pakollinen vyörytettävä kuluerä liiketoiminnan vuosibudjetissa. Kuluerä, jonka tulisi vuosi vuodelta pienentyä, koska eikös tehokkuuden nimissä hankinnankin tule kutistua hiljalleen ja vaipua jossain kohtaa unholaan tarpeettomana.
Palataan lyhyesti digitalisaatioon. Miten digitalisaatio istuu tuohon kuvioon, miten digitalisaation keinoilla noihin asioihin tuodaan apua? Tuota sarkaa ei kannata kuokkaa kehittyneemmällä välineellä alkaa ruotia. Monesti hankinnan digitalisaatiosta puhuttaessa tulee esiin operatiivisen oston automaatio. Tärkeä ja ilmeinen asia kyllä ehdottomasti, mutta se ei luo hankinnalle merkitystä liiketoiminnassa edelleenkään, ainakaan riittävästi. Digitalisaatio ei tuo ratkaisua siihen perusongelmaan, että hankinnan merkitystä yrityksen koko liiketoiminnassa ei tiedosteta. Tietoisuuteen nostaminen on yleensä aina hyvin paljon muuta kuin digitalisaatiota, robotiikkaa tai lohkoketjuja.
Yritysten liikevaihdosta reilusti yli 60% menee yhteistyökumppaneille, maltillisesti sanottuna. Ai mihin menee? Hankintoihin. Tarkoittaa siis käytännössä sitä, että bisnes on täysin riippuvainen kumppaneista ja niiden hyvinvoinnista. Niiden kanssa joko menestytään tai kaadutaan. Tästä päästään siihen, mitä hankinta nykyään on tai sen ainakin pitäisi olla. Haastekerrointa lisää se, että useimmiten yli puolet hankintamenoista on tunnistamatonta, ei tiedosteta mihin se menee, “black box -hankintaa”.
“Digitalisaatio ei tuo ratkaisua siihen perusongelmaan, että hankinnan merkitystä yrityksen koko liiketoiminnassa ei tiedosteta”
Hankinta on ennakointia, riskien hallintaa, jatkuvuutta, kumppanuutta. Keinoja ovat mm. jatkuva markkina- ja kilpailijaseuranta, ennakkoluuloton uusien toimijoiden evaluointi, ripeä oikea-aikainen päätöksenteko, ei pelätä mahdollisia virheitä, oikeat hankintakanavat. Lista on pitkä. Toimiva hankinta on tapa toteuttaa menestyksekästä liiketoimintaa, ja oikein ymmärrettynä se on erottamaton osa liiketoiminnan prosesseja ja itse liiketoimintaa.
Organisaatiorakenteet tukitoimintoineen ovat ehkä välttämättömyys, mutta sen ei pidä olla este yrityksen päämäärien tavoittelemiselle. Sitä paitsi, nuo rakenteet ovat tyypillisesti vain ja ainoastaan kulurakenteiden jaottelua ja seurantaa varten tehtyjä, keinotekoisia siis. Viivan alla on vain yksi kaikille yhteinen luku.
On myös hyvä muistaa, että nykyään on syytä etsiä yhteistyökumppaneita sen sijaan, että hakee itselleen toimittajia. Asiakas-Toimittaja -asetelma on auttamatta historiaa. Tosin, koska julkiset hankkijat edelleen pääsääntöisesti hakevat toimittajia määräaikaisille sopimuskausilleen, voidaan kysyä oikeutetusti: kiinnostaako kumpaakaan sopijapuolta rakentaa aitoa yhteistyötä? Vastaus on Ei.
“Toimiva hankinta on tapa toteuttaa menestyksekästä liiketoimintaa,ja oikein ymmärrettynä se on erottamaton osa liiketoiminnan prosesseja ja itse liiketoimintaa.”
Lopuksi paluu perusasioihin ja -kysymyksiin: monessakohan yrityksessä hankinta on kiinteästi mukana liiketoiminnan kehityksessä tai edes tulevien vuosien toimintasuunnitelmien valmistelussa? Onko hankinta mukana liiketoiminnan riskien hallinnassa? Onko hankinnalla riittävästi resursseja?
Digitalisaatio on yksi hypetermi muiden joukossa ellei perusasioita ole tiedostettu ja ymmärretty – mikä on hankintatoimen ja hankintojen merkitys liiketoiminnassa? Kun vastaus on tähän löytynyt, voidaan siirtyä johtamaan hankintaa. Ja millä hankintaa johdetaan? Tiedolla, mieluiten faktatiedolla.
