Asianhallinnan ratkaisu keskittää Teollisuusliiton jäsenpalveluprosesseja

Teollisuusliitto on ottanut käyttöönsä SC Softwaren toimittaman asianhallinnan ja yhteydenottojen hallinnan ratkaisun. Ratkaisu tukee ammattiliittojen ja -järjestöjen asianhallinnan prosesseja aina yksittäisistä jäsenpalveluasioista laajoihin laki- ja erimielisyysasioihin. Järjestelmä toimii myös työsuhdeneuvonnan päivystyspalvelun tukena. Sen lisäksi se tukee edunvalvontaprosessien jatkuvuutta aina ensimmäisistä jäsenyhteydenotoista alkaen.

Teollisuusliiton tietohallintopäällikkö Ari Pöyry selvittää järjestelmähankinnan tarvetta:

”Asianhallinnan ratkaisun hankinnan taustalla on 2018 tapahtunut Metalliliiton, TEAM Teollisuusalojen ammattiliiton ja Puuliiton yhdistyminen Teollisuusliitoksi. Käytännössä fuusion myötä kolme omilla tavoillaan toimivaa tahoa lähti etsimään yhteistä toimintamallia”, kertoo Pöyry.

”Uusille talon tavoille opettelun jälkeen aloitimme varsinaisen toiminnan kehittämisen. Ennen yhdistymistä kaikilla liitoilla oli käytössään omat järjestelmät, jotka eivät kuitenkaan käytettävyydeltään vastanneet Teollisuusliiton tarpeita. Liiton asiantuntijatkin kokivat, että keskitetty, moderni ja helppokäyttöinen asianhallinnan ratkaisu pitäisi saada”, Pöyry jatkaa.

Eri näkökulmia tarjoavat tilannekuvat luovat läpinäkyvyyttä liiton toimintaan

Asianhallinnan ratkaisu otettiin käyttöön Teollisuusliitossa 2019 kesäkuussa. Järjestelmän käytöstä on saatu hyötyjä jo lyhyellä aikavälillä. ”Järjestelmän avulla olemme yhtenäistäneet sisäistä toimintaamme. Toimimme yhdellätoista paikkakunnalla, joten visuaaliset ja eri näkökulmia tarjoavat tilannekuvat ovat luoneet läpinäkyvyyttä toimintaamme ja auttaneet analysoimaan ja ohjaamaan kenttätyötä”, kertoo Pöyry.

SC Softwaren kokemus ammattiliitto- ja järjestötoimialasta oli ratkaiseva tekijä yhteistyökumppanin valinnassa:

”Ymmärrys paistoi heti läpi”, toteaa Pöyry. ”Toimialatuntemus on tärkeää yhteisen kielen löytämisen ja vaatimusmäärittelyn kannalta. SC Softwaren ammattilaisten kanssa neuvotellessa tuli olo, että nyt on oikeasti mahdollisuus onnistua. Järjestelmäkehityksen lisäksi olemme saaneet prosessiohjausta, joka otettiin huomioon esimerkiksi asianhallinnan käyttökoulutuksessa. Saimme siis enemmän kuin mitä tilasimme.”

Asianhallinnan ratkaisu kehittyy ketterästi

Asianhallinnan ratkaisun käyttöönotto on sujunut hyvin pienen alkuhapuilun jälkeen, ja pääkäyttäjät ovat olleet tyytyväisiä järjestelmään.

”Laajassa asiantuntijaorganisaatiossa yhteisen ajan löytäminen on haasteellista. Projektiryhmäläistemme on kuitenkin priorisoitava omiin palveluihimme liittyvät työt ensimmäiseksi. Lisäksi järjestelmän käyttöönoton piirissä on yli sata henkilöä, joten käyttökoulutukseen on mahdotonta saada kaikkia käyttäjiä kerralla”, selittää Pöyry. ”SC Softwarella otettiin kuitenkin hyvin palloa vastaan, kun omat resurssimme olivat vähissä. Joustavuutta on ollut molemmin puolin.”

Myös ratkaisun kehitysprojekti jatkuu järjestelmän toiminnallisuuksien osalta.

”Vasta testaamisen myötä on konkretisoitunut, mitkä toiminnallisuudet ovat oikeiden käyttötarpeidemme mukaisia. Ketterän järjestelmäkehityksen menetelmän ansiosta olemme kuitenkin saaneet kehitystä etenemään, vaikka meidän päässä ei ehditäkään päätoimisesti testata. Järjestelmän laajennettavuus ja integroitavuus mahdollistaa toimintojen kehittämiseen myös tulevaisuudessa”, Pöyry kertoo.

”SC Software on hoitanut homman omalta osaltaan hyvin, ja lisäpyyntömme on huomioitu ja toteutettu. Olemme tyytyväisiä yhteistyöhön”, päättää Pöyry.

Tutustu asianhallinnan ratkaisuun