Jäsenrekisteri ja automatisoitu laskutusaineiston luonti virtaviivaistaa Suomen Asianajajaliiton laskutusprosessia

Suomen Asianajajaliiton ja SC Softwaren yhteisen jäsenpalveluratkaisun kehityshankkeen ensimmäinen vaihe on saatu päätökseen. Hankkeen ensimmäisessä vaiheessa on toimitettu jäsenrekisteri, joka kokoaa tiedot liiton jäsenistä ja muista sidosryhmistä ja heidän toiminnastaan.

”Vanha järjestelmämme ei enää vastannut nykypäivän tarpeita, mikä oli syynä järjestelmäuudistukseen lähtöön”, kertoo Asianajajaliiton palvelujohtaja Liisa Aro. “Tavoitteenamme on vähentää manuaalisen työn ja paperinpyörittelyn määrää sekä lisätä automaatiota”.

Jäsenrekisteri hoitaa automaattisen laskutusaineistojen luonnin

Jäsenrekisterin toiminnallisuuksiin kuuluu jäsentietojen hallinnan lisäksi automatisoitu laskutusaineistojen luonti, jonka avulla laskuja voidaan luoda massa-ajona halutuista kohteista, kuten jäsenmaksuista, maksullisista tapahtumista tai lehtitilauksista. Valmiit laskutusaineistot ohjataan lähetettäväksi taloushallinnon järjestelmään.

”Käytännön tasolla laskutustyö on helpottunut. Vaikka vastassa on melkoinen laskutussääntöjen viidakko, järjestelmä tunnistaa hyvin sen, kenelle laskun tulee mennä, milloin ja millaisissa osissa”, toteaa Aro.

”Laskurivin muodostus monine poikkeuksineen on pystytty tuomaan automaation piiriin hyvin luotettavasti ja vikasietoisesti. Ensimmäiset uudesta järjestelmästä tehdyt laskutukset ovat osoittaneet, että laskut oikeasti ovat sitä mitä pitää vaikka laskutuksen volyymit ovatkin suuria”, kommentoi myös SC Softwaren vanhempi konsultti Perttu Marttila.

Kohti kokonaisvaltaista digitaalista palvelua

Hankkeen seuraavassa vaiheessa jäsenrekisterin rinnalle rakennetaan asianhallinnan ratkaisu sekä liiton jäsenten ja sidosryhmien sähköiset asiointipalvelut. Yhteentoimivat järjestelmät tukevat jatkossa tehokkaasti jäsenasiointia sekä tehostaa liiton sisäistä työtä.

Lue asiakastarina: Jäsenrekisterijärjestelmä parantaa Suomen Asianajajaliiton jäsenten asiakaskokemusta

”Tämä on meille iso harppaus. Odotuksena on jäsen- ja sidosryhmien asioinnin helpottuminen sekä työjonojen ja asioiden tehokas käsittely niin, että paperin määrä vähenee ja tiedot tallentuvat henkilökohtaisten sähköpostien sijasta järjestelmään”, listaa Aro.

”Vaikka projekteissa on aina jotain parannettavaa, olemme tyytyväisiä projektin ensimmäisen vaiheen tuloksiin. Myös käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä järjestelmän käytettävyyteen. SC Software on onnistunut ottamaan huomioon toimintamme erityispiirteet, ja uskomme, että saamme heidän avullaan parhaan mahdollisen lopputuloksen niillä resursseilla, mitä käytettävissä on,” päättää Aro.

Tutustu jäsenrekisteriin