OAJ:n monikanavainen yhteydenotto- ja tapaushallintaratkaisu valmistui nopeasti

Opetusalan Ammattijärjestö OAJ:n tavoitteena on tuottaa laadukkaita ja toimintaa tukevia palveluja jäsenilleen, yhdistysaktiiveille sekä muille sidosryhmilleen. Jo pidempiaikaisena toiveena on ollut saada käyttöön työväline palvelu- ja työsuhdeneuvonnan, jäsenyysasioiden hoidon ja järjestötoimijoiden asiahallinnan tueksi. Tavoitteena oli palvelukanavasta riippumaton, yhdenmukainen ja läpinäkyvä tapauskäsittely.

“Yhteydenotto- ja tapaushallintajärjestelmää on odotettu todella kauan ja siihen on ladattu paljon odotuksia. Nyt kun viimein päästiin aloittamaan, kaikki kävi todella nopeasti”, kuvailee OAJ:n työmarkkinalakimies Kristiina Tuhkiainen.

SC Softwaren ammattiliittojen asianhallinnan ratkaisuun pohjautuva yhteydenotto- ja tapaushallintaratkaisu tulee toimimaan keskeisenä järjestelmänä liiton digitaalisissa jäsen- ja sidosryhmäpalveluissa. Ratkaisu laajenee myöhemmin myös erimielisyys- ja riita-asiankäsittelyyn.

Järjestelmä tukee jäsenpalvelun jatkuvuutta

Järjestelmään kirjataan aihetyypeittäin jäseniin, työnantajiin, yhdistyksiin sekä muihin osapuoliin liittyvät yhteydenotot ja tapaukset. Yhteydenotot ohjautuvat automaattisesti aihetyyppikohtaisiin työjonoihin, joiden kautta hallitaan asiakaspalvelutyötä. Järjestelmä tarjoaa kattavat toiminnot muun muassa työjonojen hallintaan, monikanavaiseen viestintään, tapaushistorian hallintaan sekä raportointiin.

“Järjestelmä on helppo- ja nopeakäyttöinen ja koostetut jäsentiedot löytyvät vaivattomasti” kertoo Tuhkiainen. “Järjestelmä parantaa jäsenpalvelun jatkuvuutta ja sujuvuutta sekä tehostaa jäsenpalveluissa toimivien ammattilaisten yhteistyötä, luoden läpinäkyvyyttä toimintaan. Isot odotukset on jopa ylitetty – sen huomaa jo nyt, vaikka järjestelmä ei pitkään vielä käytössä ole ollutkaan”, Tuhkiainen kehuu.

Kokemus järjestösektorin ratkaisujen toimittamisesta paistoi läpi

Projekti sujui suunnitelmien mukaisesti, ja asiakas oli tyytyväinen SC Softwaren kokemukseen järjestötoimialan ratkaisujen tuottamisessa.

“Projekti eteni aikataulussa – nopeasti ja sujuvasti”, toteaa OAJ:n johtava lakimies Erkki Mustonen. “Tarpeemme huomioitiin alusta alkaen. Toimittaja tiesi koko ajan mitä ollaan tekemässä ja osasi ohjata asiakasta hyvin oikeaan suuntaan. Toimittajan kokemus sekä asiantuntemus paistoi läpi koko ajan”.

Mustosen mukaan myös ratkaisun käyttöönotto on sujunut vaivattomasti:

“Järjestelmä tukee jäsenpalveluprosessia hyvin ja se on havaittu käyttäjäystävälliseksi. Käyttäjien keskuudessa ei ole havaittu muutosvastarintaa, vaikka kyseessä on laaja järjestelmä. Uutta opeteltavaa ja uusia toimintatapoja on toki paljon omaksuttavaksi”, Mustonen päättää.

Tutustu asianhallinnan ratkaisuun