SC Sourcing Suite apuna Suomen Partiolaisten Kajo2022-leirin hankinnoissa

Kansikuva: Joel Forsman, 2016

Suomen Partiolaisilla on otettu käyttöön SC Softwaren toimittama SC Sourcing Suite -hankintajärjestelmä. Sovellus on mukautettu tukemaan projektityyppistä hankintaa, sillä sitä on tarkoitus hyödyntää Partion järjestämällä Kajo2022-leirillä sekä muissa tulevissa projektiluontoisissa tapahtumissa. Suomen Partiolaiset ry on partioliikkeen keskusjärjestö Suomessa ja Suomen suurin nuorisojärjestö.

“Kyseessä on kansainvälinen suurleiri, jolle odotetaan 15-20 000 osallistujaa”, kertoo Kajo2022:n projektipäällikkö Ville Pentti. “Hankintoja tehdään noin viiden miljoonan euron edestä. Tarpeenamme oli saada käyttöömme sovellus, joka tukee tapahtumatyyppistä hankintaa, jossa hankinnat tehdään kertaluontoisesti ja toimitukset jaetaan leirin alueelle.”

Leiri, kuten muukin Partion toiminta järjestetään pääosin vapaaehtoisvoimin:

“Leirillä on oma vajaan 10 hengen hankintatiimi, joista kaikki ovat vapaaehtoisia, mutta osa siviiliammattilaisia. Tässä kokoluokassa hankinta vaatii jo kokemusta ja osaamista”, Pentti toteaa. “Järjestelmän loppukäyttäjiä on kuitenkin satoja, sillä iso osa leirin eri vastuualueiden toimijoista syöttää sovellukseen hankintapyyntöjä.”

Hankintajärjestelmä tukee hankintoja, toimituksia ja talousseurantaa

Suomen Partiolaisten hankintajärjestelmässä keskeisenä elementtinä ovat hankintapyynnöt, joita leirin eri vastuualueiden, kuten ruoka- tai jätehuollon tekijät voivat kirjata järjestelmään. Hankintatiimi tarkastaa ja hyväksyy ehdotukset sekä muodostaa näistä hankintakokonaisuuksia, jotka myöhemmin kilpailutetaan ja tilataan valituilta toimittajilta.

Pentin mukaan myös tavaran kuljetus, vastaanotto ja jakaminen leirille ovat tärkeitä suunniteltavia ja hallinnoitavia asioita, joita hankintajärjestelmä tukee. Lisäksi talousraportoinnista voi seurata laskutuksen ennustetta ja toteumia, jotka tulevat integraation kautta ostolaskujärjestelmästä. Hankintojen etenemistä ja budjetin käyttöä on siis helppo seurata järjestelmän avulla.

Kuva: Juha Nurmi, 2016

SC Softwaren ketteryys vakuutti ohjelmistokehityskumppanin valinnassa

“Itse järjestelmä sekä SC Softwaren referenssit vaikuttivat hyviltä. SC Softwarella on erityyppisiä asiakkaita, ja prosesseja oli selvästi ennenkin mietitty erinäköisiksi asiakastarpeiden mukaan. Muun muassa nämä asiat vaikuttivat siihen, miksi valitsimme SC Softwaren kumppaniksi ohjelmistokehitykseen”, kuvailee Pentti.

“Ennakko-oletuksemme osoittautui todeksi, sillä SC:ltä löytyi kokonsa ja hyvän yrityskulttuurinsa ansiosta paljon ketteryyttä.”

Pentti on tyytyväinen myös kehitysprojektin läpivientiin:

“Projekti toteutettiin suunnitelmien mukaan aikataulussa ja budjetissa. Tykkäsin hirvittävästi SC Softwaren ammattilaisten proaktiivisesta tavasta tuoda esiin eri vaihtoehtoja sekä kyseenalaistaa ja pohtia asiakkaan esittämiä tarpeita ja ehdotuksia. Yhteistyömme sujui erinomaisesti.”

“Myös järjestäjillä mahdollisuus oppia uutta”

Kajo2022 järjestetään heinäkuussa, jolloin järjestelmä pääsee aktiiviseen käyttöön hankinnan tueksi. Pentti näkee järjestelmässä muutakin hyötyä:

“Meille tulee olemaan valtava arvo, että projekti jää talteen järjestelmään. Toimintamme julkisuus ja läpinäkyvyys ovat korkealla tasolla, joten on tärkeää jälkikäteenkin nähdä, mistä hankintoja on tehty. Lisäksi taltioitu projekti antaa osviittaa tuleville vastaaville tapahtumille”, Pentti toteaa.

“Osa ideologiaamme on, että teemme aina kohderyhmää ajatellen parhaan tapahtuman, jossa myös järjestäjillä on mahdollisuus oppia uutta ja kehittää itseään”, Pentti päättää.