SC Sourcing Suite tukee Espoon kaupungin uudistunutta julkisen hankinnan prosessia

SC Software on kehittänyt julkisia hankintaprosesseja tukevan hankinnan kokonaisratkaisun yhteistyössä Espoon kaupungin kanssa. SC Sourcing Suite –tuotteeseen pohjautuva järjestelmä palvelee nyt ensi kertaa julkisen hankinnan toimialaa. Hankintajärjestelmä voidaan räätälöidä tehokkaasti asiakkaan prosessia tukevaksi, yksilölliseksi ratkaisuksi. Näin myös Espoon hankintaprosessien tarpeisiin mukautettu hankintasalkku “HanSa” näki päivänvalon.

”Kuntalaisillemme tarjotuista lakisääteisistä palveluista merkittävä osa hankitaan ostopalveluna. Näin ollen hankinnat ovat olennainen osa palvelujen järjestämistä”, kertoo Espoon kaupungin hankintakeskuksen kehittämispäällikkö Veera Lavikkala.

”Hankintojamme ohjaavat Espoo-tarinan mukaiset arvot: hankintojen tulee olla taloudellisesti, ekologisesti, sosiaalisesti ja kulttuurisesti kestäviä. Lisäksi niissä pitää huomioida yritys- ja työllisyysvaikutukset sekä asukas- ja asiakaslähtöisyys. Hankinta on siis strategista toimintaa”, Lavikkala jatkaa.

Tiedolla johtamisen periaate näkyy Espoon hankintaprosessin kehityksessä

Espoon hankintakeskuksen prosessikehitysryhmä on jo toista vuotta aktiivisesti panostanut kaupungin hankintaprosessin kehittämiseen, minkä johdosta kaupunki on palkittu myös Logy ry:n Julkisten hankintojen kehittäjä -palkinnolla. Työn taustalla on tiedolla johtamisen periaate, jossa saatavilla olevaa tietoa hyödynnetään päätöksenteossa.

”Hankintatoimessa tiedolla johtamisella on iso rooli. Kattavan hankintojen kokonaiskuvan saamiseksi meillä on oltava hyvät toimintaprosessit ja niitä tukevat työkalut”, kommentoi Espoon kaupungin hankintajohtaja Ari Erkinharju.

Hyvin määritellyt prosessit onnistuneen järjestelmäkehityksen taustalla

Lavikkalan mukaan prosessien määrittelyyn ja kehitykseen on osallistettu koko hankintayksikkö sekä käytetty myös ulkopuolista lean-asiantuntemusta. Hyvin määritellyt prosessit ovat auttaneet myös HanSan määrittelytyössä.

Hankintajärjestelmä koostuu hankinnan-, toimittajien- ja sopimustenhallinnan kokonaisuuksista, jotka on johdettu suoraan julkisen hankintatoimen tarpeista:

”Ratkaisu kattaa keskitettyjen hankintojen osalta tarpeesta maksuun -prosessin läpi koko kaupunkiorganisaation, tukien niin hankintojen suunnittelua, johtamista kuin toteuttamistakin”, kuvailee Lavikkala.

SC Sourcing Suite edistää hankintatiedon saatavuutta ja läpinäkyvyyttä

HanSan hankinnan taustalla oli tarve parantaa Espoon kaupungin hankintatiedon saatavuutta ja läpinäkyvyyttä sekä yhtenäistää organisaation toimintatapoja:

”Ennen HanSaa tieto hankinnoista oli pirstoutunut 22 eri järjestelmään ja erinäisiin exceleihin. Tämä esti nopean kokonaiskuvan saamisen”, kertoo Lavikkala. ”Nyt tieto on hyödynnettävissä eri tarkastelijoille, ja pystymme seuraamaan raportointia aina yksittäisen hankintaprosessin etenemisestä koko hankintasalkkuun. Tarvittava tieto ei ole enää myöskään yksittäisten henkilöiden takana, minkä vuoksi kuka tahansa pystyy hyppäämään mukaan vaikka kesken prosessin”, Lavikkala kuvailee.

Erkinharju on samoilla linjoilla:

”HanSa tukee työntekijöidemme workflowta, ja kehitettävien raportointinäkymien ja käyttöoikeuksien myötä pystymme hyödyntämään sitä entistä enemmän myös hankintojen johtamisessa”.

“Vastaavaa ratkaisua ei markkinoilla ole”

SC Software valikoitui ratkaisun toimittajaksi avoimen, hankintalain mukaisen kilpailutuksen kautta.

”SC Softwaren kehittämä ratkaisu vastasi parhaiten asettamiamme vaatimuksia. SC Sourcing Suite nousi korkeille pisteille etenkin käytettävyytensä osalta. Lisäksi se oli hintalaatusuhteeltaan hyvä”, kertoo Erkinharju.

Espoon kaupungin järjestelmähankinnan myötä muutkin kaupunkiorganisaatiot ovat olleet kiinnostuneita ratkaisusta.

”Järjestelmä on kaivattu, sillä vastaavaa julkisten hankintojen kokonaiskuvaa tarjoavaa ratkaisua ei markkinoilla ole. Se on varmasti syy kovan kiinnostuksen takana”, Erkinharju selvittää.

Saumaton yhteistyö johti menestyksekkääseen projektinpäätökseen

Espoon kaupungin ja SC Softwaren yhteistyö on sujunut menestyksekkäästi.

”Yhteistyöstämme on jäänyt todella positiiviset fiilikset”, kehuu Lavikkala. ”SC Softwarella on tarvittavaa ymmärrystä toimialasta sekä aktiivisuutta ja selvää halua oppia lisää. Lisäksi olemme tyytyväisiä SC Softwaren jatkuvan kehityksen malliin, joka mahdollistaa ratkaisun hiljalleen rakentamisen ja muokkaamisen tarkentuvien tarpeidemme mukaan. Toteutukset ovat olleet nopeita ja tehokkaita”, Lavikkala kuvailee.

Erkinharju on samaa mieltä:

”Hansan käyttöönotto on sujunut hyvin, ja aikataulu ja budjetti ovat pitäneet. Molemmat osapuolet ovat oppineet paljon uutta projektin myötä”.

Myös SC Softwaren projektiryhmän päätöspalaverissa lentelevät positiiviset kommentit.

”Projektin pohjalla on ollut asiakkaan huolellinen taustatyö ja prosessisuunnittelu, sekä erittäin motivoitunut ja ammattimainen projektiryhmä. Tämä on luonut projektille erinomaiset onnistumisen edellytykset”, kommentoi SC Softwaren johtava konsultti Tuomo Peltola.

”Tavoitteenamme on tuoda markkinaan kattavat hankinnan elinkaaripalvelut julkishallinnon tarpeesta maksuun -prosessille. Tämä onnistuu parhaiten toimimalla yhdessä kehittämisen eturintamassa olevien innovatiivisten asiakkaidemme kanssa.” SC Softwaren toimitusjohtaja Tiina Vestman linjaa.

Tutustu SC Sourcing Suiteen